Hàng bán bị trả lại là một khoản làm giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ sẽ kết chuyển khoản doanh thu này để xác định lại doanh thu thuần thực tế trong kỳ. Vậy xử lý như thế nào đối với trường hợp này? Thủ tục cần có là gì? Viết hóa đơn ra sao? Cùng tham khảo bài viết sau của Đại lý thuế Vinatax:

1. Thế nào là hàng bán bị trả lại

Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
Hàng hóa bị khách hàng trả lại thường do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách.

2. Thủ tục cần có đối với hàng bán bị trả lại

– Hai bên lập và ký: Biên bản ghi nhận lý do hàng trả lại và Biên bản giao nhận hàng trả lại.

– Bên trả lại hàng:

+ Nếu bên mua là đối tượng có hóa đơn: Lập Phiếu xuất kho trả lại hàng và lập Hoá đơn trả lại hàng cho bên giao hàng (ghi giá theo lúc mua), trên hoá đơn phải ghi rõ: “Hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có)” và bên bán không cần thu hồi hóa đơn đã lập.

+ Nếu bên mua là đối tượng không có hóa đơn (cá nhân không kinh doanh): Ký vào Biên bản trả lại hàng trong đó ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng và bên bán phải thu hồi hóa đơn đã lập.

– Bên nhận hàng trả lại: Lập phiếu nhập kho hàng trả lại.

3. Cách hạch toán hàng bán bị trả lại.

– Nếu doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 thì hạch toán khoản vào TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (chi tiết Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại) và cuối kỳ kế toán, kết chuyển tổng số Hàng bán trả lại (TK 5212 ) phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, ghi:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5212).

– Nếu doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán theoThông tư 133 thì hạch toán khoản Hàng bán trả lại vào bên nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết theo TK cấp 2 phù hợp) và cuối kỳ kế toán không cần phải kết chuyển sang TK 511 vì khi phát sinh Hàng bán trả lại đã hạch toán vào bên Nợ TK 511.

3.1, Đối với bên bán (Bên bị trả lại hàng):

a) Khi bán hàng cho khách hàng: Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và chứng từ liên quan kế toán phản ánh như sau:

– Phản ánh doanh thu bán hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 131

Có TK 511: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa thuế

Có TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

– Phản ánh giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có các TK 155,156,…: Trị giá thực tế hàng xuất bán

b) Khi nhận được hàng bán trả lại: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng, các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh như sau:

– Phản ánh giá vốn ghi:

Nợ các TK 155,156,…Trị giá thực tế hàng xuất bán (giá vốn khi bán)

Có TK 632: Trị giá vốn của hàng bị trả lại

– Phản ánh doanh thu ghi:

Nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (nếu công ty áp dụng Thông tư 200)

Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (nếu công ty áp dụng Thông tư 133)

Nợ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: Số tiền thuế được điều chỉnh giảm tương ứng với trị giá hàng bán bị trả lại

Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền hàng bán bị trả lại.

Lưu ý:Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu, doanh thu hàng bán bị trả lại bao gồm cả thuế phải nộp.

– Nếu có các chi phí liên quan trong quá trình trả lại hàng:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (theo TT 200)

Nợ TK 6421 – Chi phí bán hàng (theo TT133)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112. . .

3.2, Đối với bên mua (Bên trả lại hàng):

a) Khi mua hàng: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ liên quan, ghi:

Nợ các TK 152, 153, 156, …

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có các TK 111, 112, 331.

b) Khi trả lại hàng: Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng, các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331: Tổng trị giá hàng trả lại