Một số điểm lưu ý về chứng từ thanh toán không dùng tiền măt

Hẳn là những người làm kế toán đều đã rất quen thuộc với “Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt”. Tuy nhiên không phải ai cũng đều nắm rõ tất cả quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt này. Đại lý Thuế Vinatax xin gửi đến bạn đọc bài viết tổng hợp những điểm cần lưu ý về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

1. Thế nào là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

a, Chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC: Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là có chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.

b, Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác: Bao gồm 4 trường hợp

• Mua HHDV theo hình thức bù trừ giữa giá trị HHDV mua vào và giá trị HHDV bán ra, vay mượn hàng.
• Mua HHDV theo hình thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền, cấn trừ công nợ qua người thứ 3.
• Mua hàng hoá dịch vụ được thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng. (Bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định).
• Mua HH, DV được thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên thứ ba mở tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện cưỡng chế bằng biện pháp thu tiền, tài sản do tổ chức, cá nhân khác đang nắm giữ (theo Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

2. Một số lưu ý về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Thứ nhất: Đối với mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên hoặc trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một nhà cung cấp, nếu tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên thì để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý. Cần:

• Phải có hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định (thỏa mãn nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT).
• Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Thứ hai: Đối với hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp có giá trị hàng hoá, dịch vụ mua từ 20 triệu đồng trở lên. Doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ bằng văn bản, hoá đơn GTGT và chứng từ thanh toán qua ngân hàng để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

• Trường hợp chưa có chứng từ thanh toán qua ngân hàng do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng. => Thì DN vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Đến khi thanh toán nếu DN không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng thì phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã được khấu trừ đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt. (Kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh thuế GTGT đã kê khai, khấu trừ).

Thứ ba: Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu phải thanh toán qua ngân hàng

• Thanh toán qua ngân hàng là việc chuyển tiền từ tài khoản của bên nhập khẩu sang tài khoản mang tên bên xuất khẩu mở tại ngân hàng.
• Chứng từ thanh toán tiền là giấy báo Có của ngân hàng bên xuất khẩu về số tiền đã nhận được từ tài khoản của ngân hàng bên nhập khẩu.
• Trường hợp thanh toán chậm trả:

+ Phải có thỏa thuận ghi trong hợp đồng xuất khẩu

+ Đến thời hạn thanh toán, cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Thứ tư: Tài khoản của bên mua và bên bán phải mang tên Công ty. Đối với trường hợp là doanh nghiệp tư nhân thì tài khoản có thể mang tên chủ DN.

Cụ thể:

• Bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua (mang tên công ty, hoặc của chủ DN tư nhân) sang tài khoản bên bán mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Bên mua thanh toán từ tài khoản của bên mua mang tên chủ doanh nghiệp tư nhân sang tài khoản bên bán (mang tên tài khoản công ty, hoặc tên chủ DN tư nhân).

=> Hai trường hợp này cũng được xem là thanh toán qua ngân hàng. (Thanh toán không dùng tiền mặt).

Thứ năm: Trường hợp phía nước ngoài thanh toán qua ngân hàng nhưng số tiền thanh toán trên chứng từ không phù hợp với số tiền phải thanh toán như đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, thì cơ sở kinh doanh phải giải trình rõ lý do như:

• Phí chuyển tiền của ngân hàng
• Điều chỉnh giảm giá do hàng kém chất lượng hoặc thiếu hụt (đối với trường hợp này phải có văn bản thỏa thuận giảm giá giữa bên mua và bán)
• Thanh toán một lần cho nhiều hợp đồng
• Ứng trước tiền hàng…

Cơ sở kinh doanh phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về các lý do giải trình với cơ quan thuế và các văn bản điều chỉnh (nếu có).

Thứ sáu: Trường hợp phía nước ngoài thanh toán qua ngân hàng nhưng chứng từ thanh toán qua ngân hàng không đúng tên ngân hàng phải thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng, nếu nội dung chứng từ thể hiện rõ tên người thanh toán, tên người thụ hưởng, số hợp đồng xuất khẩu, giá trị thanh toán phù hợp với hợp đồng xuất khẩu đã được ký kết thì được chấp nhận là chứng từ thanh toán hợp lệ.

Thứ bảy: Không được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ nếu:

• Bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán
• Chứng từ thanh toán không phù hợp với quy định