Có thể doanh nghiệp của bạn đang phải nộp thuế nhiều hơn mức thực sự phải nộp hoặc có thể những lợi ích từ ưu đãi thuế bị bỏ qua. Cũng có thể trong hồ sơ kế toán thuế còn tiềm ẩn nhiều sai sót cũng như nhiều chi phí thuế khác có thể kiện toàn hợp lý nhưng đã không được thực hiện. Tại sao vậy?
Nên làm gì để bảo vệ lợi ích chính đáng của doanh nghiệp về nghĩa vụ thuế với Nhà nước một cách “tối ưu” và hợp pháp? Bài viết xin đưa ra một số phân tích và quan điểm các bạn có thể có thêm thông tin mà tham chiếu với công tác kế toán thuế hiện tại của mình.
Tại sao chưa tối ưu thuế tại doanh nghiệp hoặc “Ông Chủ” luôn cảm thấy lo lắng với câu chuyện về THUẾ
1/ Vì am hiểu thiếu tường tận về các sắc thuế nên áp dụng giá tính thuế cao hơn thực tế.
2/ Bỏ qua các giá trị về tài sản cố định, góp vốn bằng hiện vật, chi phí thành lập doanh nghiệp (lần đầu) dẫn tới thiệt hại giá trị lớn không được tính khấu hao hoặc chi phí phân bổ. Đây là lỗi phổ biến của các doanh nghiệp, vì phần lớn các công ty ở VN có quy mô vừa và nhỏ, doanh nghiệp được thành lập dựa trên lao động cật lực và tâm huyết của cá nhân một hoặc một vài người. Các chi phí của thời kỳ này ai cũng biết là không hề nhỏ, thậm chí các chi phí phải mua dịch vụ từ nước ngoài, mua online, nhưng cho tới khi doanh nghiệp đi vào hoạt động thì gần như không có một đồng giá trị nào được tính vào chi phí tính thuế của doanh nghiệp.
3/ Không kiểm soát được các khoản mục chi phí được trừ và không được trừ, đơn thuần làm theo cách tự phát và “truyền miệng”. Lỗi này có thể do hạch toán sai, hạch toán thiếu “tinh tế” dẫn đến vượt định mức hoặc mất tính cân đối giữa doanh thu và chi phí.
4/ Không lập kế hoạch về thuế theo hoạt động (giao động với doanh thu và mức hoạt động thực tế), từ đó không thể quản lý được tỷ trọng chi phí tính thuế theo từng mức doanh thu. Thậm chí công tác kế toán thuế không được tổ chức một cách bài bản, chứng từ – hồ sơ không lưu trữ, tập hợp một cách ngăn nắp, các chi phí phát sinh được ghi nhận thiếu nhất quán ở các thời kỳ khác nhau, hoặc được ghi nhận khác nhau giữa những người làm khác nhau (do thay đổi nhân sự).
5/ Kế toán của bạn có thể đã không hoàn thiện hồ sơ tài sản, chi phí trả trước, nhân sự tiền lương, quy chế thương mại và chiết khấu thanh toán, quy chế lao động tiền lương và các hồ sơ gốc khác, cho nên các chi phí đã ghi nhận tính thuế có thể không được “giải thích” một cách “hợp lý” (thiếu tin cậy và không có khả năng bảo vệ khi thanh tra).
6/ Nếu quy mô lớn, hoạt động đa lĩnh vực, nên tính đến phương án qua “thiên đường thuế” hoặc tận dụng “ngành nghề” hay “lĩnh vực” được ưu đãi thuế.
7/ Có thể các chính sách vĩ mô, các ưu đãi về chính sách của Nhà nước đã không được tận dụng một cách triệt để hoặc có vận dụng nhưng lại tính toán thiếu chuẩn xác về mặt số học dẫn đến không phát huy hết hiệu quả.
8/ Hàng hóa dịch vụ (thu nhập chịu thuế) ở mức thuế suất thấp bị đánh đồng với hàng hóa dịch vụ (thu nhập chịu thuế) ở mức thuế suất cao. Điều này nghĩa là nhân viên của bạn không tách biệt được từng hàng hóa dịch vụ nhỏ trong mỗi hợp đồng để có thể vận dụng các mức VAT và CIT khác nhau mà đơn giản là tính một cách “đánh đồng làm một” ở mức thuế suất cao.Ví dụ “Dịch vụ xây lắp công trình dân dụng” có thể tách riêng các gói: (1). Dịch vụ xây lắp không bao thầu vật tư; (2). Cung cấp dàn giáo bằng tre gỗ, nứa lá dạng thô.
9/ Cuối cùng là, tính toán “tối ưu” (khai thác tối đa) trong khuôn khổ pháp luật về thuế và kế toán để có tổng chi phí tính thuế cao nhất, từ đó dẫn đến lợi nhuận tính thuế hiện hành thấp nhất.
Những sai lầm thường dẫn đến trả giá đắt bằng tiền
A. Nhờ người thân quen làm kế toán theo kiểu “nói miệng”, để rồi tiền mất mà vẫn phải mang ơn.
B. Thuê dịch vụ khai thuế “đơn thuần”, tức là chỉ đơn giản là việc doanh nghiệp cung cấp hồ sơ chứng từ để đơn vị dịch vụ kê khai thuế một cách thụ động, thiếu các tư vấn, thiếu giải đáp. Như vậy thực chất doanh nghiệp vẫn “mù mờ”, còn đơn vị dịch vụ thì thực hiện công việc với những gì “đã xảy ra rồi”. (Phần lớn vẫn lựa chọn vì giá phí rẻ hoặc chủ doanh nghiệp có xu thế phó thác hoàn toàn cho hai chữ “dịch vụ”). Cho tới cuối cùng, doanh nghiệp nhận được một báo cáo quyết toán một cách chiếu lệ mà thậm chí không có sổ sách kế toán đi kèm, không có báo cáo giải trình và chắc chắn doanh nghiệp lại tự mình “đối mặt” với các đoàn thanh tra thuế sau một vài năm.
C. Sử dụng dịch vụ không kèm theo cam kết giải trình thanh tra thuế, giải đáp, phúc đáp với cơ quan quản lý thuế.
D. Khi có sự thay đổi nhân sự kế toán, không thực hiện bàn giao một cách cẩn thận, dẫn tới tình trạng người mới thì không quan tâm tới kết quả đã làm, người cũ thì đã cao chạy xa bay, cuối cùng người chịu trận vẫn là “ông chủ”.
E. Không thiết lập công tác kế toán thuế (thực hiện bởi người có nghiệp vụ và am tường chính sách) dẫn tới làm kế toán thuế theo kiểu hoàn toàn đối phó, theo kiểu “chạy chứng từ”, “chạy hóa đơn” với suy nghĩ sai lầm là “cân đối VAT” trước mắt, và điều này thường dẫn tới hệ lụy nghiêm trọng.
Với 9 nguyên nhân và 5 sai lầm thường mắc phải của doanh nghiệp/kế toán viên, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa như nêu ở trên, đảm bảo rằng các bạn đang phải nộp thuế nhiều hơn mức thực sự phải nộp, phải trả giá vì bị phạt cho những lỗi sai sót không đáng có. Nhiều khi chỉ một động thái nhỏ trước khi đi vào hoạt động, hoặc cẩn trọng hàng năm trước khi ky nộp quyết toán có thể cứu cho doanh nghiệp thiệt hại lên đến hàng tỷ đồng.
Vậy giải pháp là gì?
Tuyển dụng kế toán kiêm kê khai nộp thuế một cách cẩn trọng, đánh giá kỹ năng lực chuyên môn và đặc biệt phải là người cập nhật thường xuyên chính sách. Nếu tự mình không thể đánh giá về chuyên môn nghiệp vụ thì nên nhờ tư vấn viên chuyên nghiệp đánh giá thay.
Nếu có sử dụng dịch vụ kế toán thuế dưới bất kỳ hình thức nào thì cũng cần yêu cầu giải pháp tư vấn (trong đó nêu rõ nhà tư vấn làm lợi gì cho doanh nghiệp) và cam kết khi thanh tra, kiểm tra thuế trước khi ký hợp đồng dịch vụ.
Đừng ham “dịch vụ kế toán giá rẻ”, vì dịch vụ kế toán thuế là dịch vụ chuyên ngành, có lẽ chẳng thể có chất lượng tốt với giá quá rẻ.
Yêu cầu nhân viên kế toán tổ chức công tác kế toán và trình phương án hạch toán, kê khai nộp thuế theo đặc thù của công ty mình, nếu chưa đủ khả năng thì nên gọi tư vấn chuyên nghiệp.
